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Abra el archivo que acaba de descargar .
Aparecerá el menú de inicio, desde el menú principal puede ejecutar cada uno de los pasos que conforman el modelo. De un clic en el paso 1.
Se puede hacer el paso uno y dos al mismo tiempo. El paso uno consiste en ubicar todos los rubros de costos en que incurre la organización. En este caso se puede usar como guía el catálogo de cuentas contables y la información del modelo que se detalla en el anexo. La figura 3.1 da un ejemplo como se podría organizar una hoja de Excel con los rubros de costos, una explicación con sus sub-rubros, la unidad de medida y el monto total. Se obtiene el monto total de los rubros del registro contable si los datos del análisis son históricos, o del presupuesto en el caso de que sea proyectado. También en esta etapa se debe definir la unidad de medida de cada uno de los rubros de costos. Es importante tener claro que es conveniente formar grupos, o clusters de costos, como costos de administración, los cuales pueden consistir de varios sub-rubros. Los sub-rubros deben aumentar si aumentan las mismas actividades. Por ejemplo si la actividad contacto con clientes aumenta, todos los sub-rubros en costos de administración, como teléfono y electricidad, aumentarán. Los montos de los rubros de calculan usando las causas, o unidades de costo. Los sistemas de la organización deberán contener la información acerca de eso. Por ejemplo, el número de facturas canceladas, un potencial inductor del costo, debería obtenerse a través del pago de cuentas del sistema.
En los espacios debajo el área que dice “Inserte el Costo de cada Rubro (Q) Tomado del presupuesto o gastos incurridos”
Advertencia: No agregue ni elimine ninguna fila, porque podría dañar el programa.
Figura 3.1 : Paso 1 - Ejemplo como definir y calcular los Rubros de Costos
Fuente: Elaboración propia
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