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Como se explicó en la introducción, la lógica del ABC es que recursos generan costos, actividades consumen recursos, y productos consumen actividades. El modelo tiene dos fases. En la primera fase se identifica las actividades desarrolladas por la organización y sus rubros de costos. En la segunda, las actividades son asignadas a los Servicios de Desarrollo Empresarial, que presta la organización. Esta asignación se hace basándose en el consumo de las actividades de cada servicio ofrecido. La figura 2.1 ilustra las relaciones jerárquicas entre los grupos de costos, las actividades y los SDE.
Figura 2.1: Las dos fases y las relaciones entre rubros de costos, actividades y SDE
Tomado de Roztocki et. al.(1999)
Los Rubros de Costos son agrupaciones de costos y están relacionadas directamente con las actividades. Los Rubros, incluyendo costos indirectos y directos, localizan los costos en relación con los SDE. Las actividades son acciones o conjunto de tareas necesarias para alcanzar las metas y objetivos de una organización, establecidas de tal forma que los costos respecto a ellas se puedan determinar de la manera más directa posible1.
La identificación de las actividades en la primera fase al principio parece difícil y requiere que el ejercicio se desarrolle en varias ocasiones. Para facilitar este proceso se sugiere iniciar elaborando un flujo-grama de la organización, que refleje el proceso que se sigue para ofrecer los servicios. También es recomendable agrupar los proceses homogéneos de actividades que comparten los mismos costos. Se aclara el concepto de una actividad más adelante. Una vez que se tiene el detalle de todas las actividades, y los diferentes rubros de costos con que opera la organización, se procede a calcular los costos totales de cada actividad, relacionando los rubros con cada actividad. Por ejemplo, la actividad de control de calidad incluye costos como personal permanente, vehículo, y administración. Para asignar los costos correctamente, hay que identificar las causas que inducen el costo, nombrados unidad de costo. Por ejemplo, el rubro personal permanente relacionado con la actividad control de calidad puede ser medida por horas porque con más horas se aumenta el costo. El rubro edificio puede tener la unidad metro cuadrado por que el costo aumenta con más metros cuadrados. En la primera etapa del ejercicio, los costos están asignados a rubros de costos homogéneos dentro de un centro de actividad. Ningún modelo tradicional incluye una etapa equivalente. Es importante explicarse que el sistema ABC trata de evitar el uso de los conceptos costos directos e indirectos. Aunque el modelo es desarrollado para localizar solamente los costos indirectos, parte de la misma teoría es que muy pocos costos son verdaderamente directos. La mayoría de los costos son generados por más de una actividad. Tomando en cuenta el objetivo de éste ejercicio, en este momento no es necesario diferenciar entre costos directos e indirectos. Se puede obtener la mayoría de los rubros de costos de la contabilidad.
En la segunda fase se asignan los costos a las actividades, a través de los rubros de costos identificados en la primera etapa. Se determina las causas de los costos de las actividades para asignar los costos conocidos tradicionalmente como indirectos a los diferentes SDE. Finalmente las actividades son relacionadas con los SDE, usando los rubros de costos de las actividades. La segunda etapa es similar a la de los sistemas tradicionales, únicamente que la contribución de los costos en el ABC es según los rubros de costos, en vez del volumen de la producción. Por ejemplo, el número de cotizaciones, para capacitación no es relacionado al volumen de la producción, y según lo tradicional no es parte del costo del SDE. En el modelo presentado acá, esos costos son en efecto parte del costo del SDE.
La recolección de información es clave en el proceso de calcular costos. La calidad de la información recolectada determinará el nivel de precisión de los costos de SDE que se calcula.
Hay tres fuentes primarias de información necesarias: las personas, los estados financieros y el sistema contable de la organización.
Todas las personas involucradas en el desarrollo de SDE son la principal fuente de información. Ellos pueden proveer datos acerca de las actividades de la organización, el consumo de los recursos y las mediciones de desempeño utilizadas. Se debe tomar en cuenta que para la mayoría de las personas, los conceptos aquí usados serán nuevos. La implementación del modelo requiere reuniones repetitivas para captar y manejar los conceptos adecuadamente.
El estado de resultados y el catálogo contable provee la información acerca de los elementos del costo de la organización y las salidas realizadas.
Si su organización tiene un sistema contable computarizado y dependiendo de la clasificación del catálogo de cuentas se puede facilitar el sacar la información requerida. El modelo que se propone acá es fácil para implementar con un software básico como Excel.
El modelo requiere dos clases de información: las actividades desarrolladas por la organización y los rubros de costos en que incurre en el desarrollo de ésas actividades. En relación a los costos, el análisis se puede hacer tomando como insumo los costos históricos o con base en los costos proyectados o presupuestos. Para calcular las proporciones o el porcentaje que las actividades ocupan o consumen en cada SDE, se distingue tres maneras diferentes de hacerlo, las cuáles tienen diferentes niveles de exactitud: una estimación, una valoración, o una recolección de datos reales. La elección depende de los recursos disponibles y la exactitud deseada. La forma más sencilla es estimar los índices o porcentajes de consumo. Se debe hacer la estimación en un equipo de personas de diferentes secciones de la organización, de la dirección, de la administración y soporte, y también de capacitación. Otra opción un poco más avanzada es una valoración de opiniones con una técnica como el AHP2. Es una de las técnicas que sistemáticamente transforma opiniones en información más representativa. La tercera manera para prorratear el peso de las actividades en los SDE es usando costos reales. Esta requiere sistemas computarizados y es un proceso más caro. Para las organizaciones de SDE se sugiere que lo estimen en equipo.
El modelo contempla los siguientes ocho pasos, los cuáles cuentan cada uno con una hoja en Excel que proporciona un apoyo para el desarrollo de cada paso. Se puede vincular las hojas entre ellas para calcular los costos de los Servicios automáticamente:
1www.monografias.com
2 Analytic Hierarchical Process, (Roztocki et al, 1999)