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Organización y procedimiento interno
1. Organización interna
La dimensión de la Estructura Organizativa dependerá
del tamaño de la empresa y su función básica
en el mercado nacional. Existe un sin número de empresas
importadores, donde su estructura básica es la del agente
de compras y el área de despacho hacia el cliente final,
con la debida dirección de la Gerencia General.
A continuación se presenta una Organización prototipo,
sujeta a ser modificada, con base a las necesidades de cada empresa.
La función del departamento de Compras es dotar a la Empresa
de todos los elementos necesarios para el normal desarrollo de las
actividades de compra nacional y de importación. Calificar
a los proveedores teniendo en cuenta la documentación requerida,
los precios, la calidad y el servicio. Solicitar las cotizaciones
que se requieran para elaborar los comparativos necesarios para
tomar decisiones. Elaborar las ordenes de compra para todos los
bienes o servicios que se requieran, con copia al almacén
y/o bodega y otra para el proveedor. Principalmente responsable
de la coordinación del procedimiento de importaciones y la
comunicación estrecha con los agentes de servicio en apoyo
al proceso.
2. Proceso de importación
¿Cómo se origina una importación?
| PASO 1 |
El importador solicita cotización de un
producto "X" a un proveedor en el extranjero. |
| PASO 2 |
El importador acepta la cotización y hace el pedido
a su proveedor, por mail, fax o de la manera como su proveedor
se lo acepte. |
| PASO 3 |
Procede a efectuar el pago en US$ no importando el país
de que se trate, este pago puede hacerlo enviando giro bancario
o depositando en la cuenta de banco que el proveedor el indique.
Le informa a su proveedor que ya efectuó el pago.
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| PASO 4 |
El importador elige una agencia de carga en Guatemala y le
informa a su proveedor el nombre de la empresa que va a transportar
la carga y viceversa, a la empresa de carga le proporciona el
dato del proveedor y le indica que tiene una carga que necesita
traer a Guatemala |
| PASO 5 |
El proveedor confirma de recibido el pago y la preparación
del pedido y a su vez contacta la agencia de carga para entregarle
el pedido. |
| PASO 6 |
La agencia de carga recoge el pedido y lo mueve para Guatemala
por la vía conveniente y previamente pactada. |
| PASO 7 |
Cuando la mercadería ingresa a Guatemala, la agencia
de carga le informa al importador, ésta le debe indicar
el monto de los impuestos a cancelar para el retiro de la mercadería
de aduana. Normalmente la agencia de carga tiene su propio tramitador
de aduanas quien es el encargado de realizar el trámite
y elaborar la póliza de importación. |
| PASO 8 |
El importador emite el cheque por el pago de los impuestos
y el pago del flete, normalmente son facturas por separado.
La agencia de carga le hace entrega de su mercadería
en bodegas del importador o bien el importador contrata servicio
de flete local o lleva su propio vehículo para retirar
la mercadería de aduana. |
Flujo simplificado proceso de importación
FUENTE: UNIVERSIDAD DE CONCEPCIÓN, FACULTAD DE CIENCIAS
SOCIALES, DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL, CHILE
 
Caso práctico No. 1
Empresa Tipo Importadora de Equipo para la Venta Local
Paso 1
Etapa: pedido
Proceso externo
- Proveedor Externo Facilita el Envío de documentos necesarios
para dar inicio al Proceso de Importaciones.
- Se efectúa trámite de transferencias bancarias
con Proveedor a través de Bancos del sistema.
Proceso interno
Se determina necesidad de adquisición de productos al Exterior
por:
- Requerimientos de clientes
- Complementar los mínimos de inventario
- Pedidos especiales de clientes
- Lanzamiento de nuevos productos y/o líneas
- Ofertas especiales de Proveedores en el exterior
Descripción de la actividad
- Determina necesidad de adquisiciones en el exterior, con base
a solicitud, sugerencia y/o coordinación de Estrategias
de Mercado con Gerencia Comercial
- Autorización de Traslado de pedido a Proveedor del Exterior
- Traslado de Pedido a Proveedor del Exterior vía Fax y/o
correo electrónico
- Emisión y Trámite de autorización de Carta
de Transferencia
- Traslado de Carta de Transferencia autorizada al Banco correspondiente.
Paso 2
Etapa: Mercadería en transito
Proceso externo
- Con Agente de Aduana se coordina la programación de impuestos
y otros gastos de Importación.
- Con Bodega Fiscal, se reserva espacio para el almacenaje. Emisión
de carta.
- Con Agencia Naviera se establece fecha de arribo y requerimiento
de pagos adicionales.
- Emisión de carta con especificaciones de documentos e información
de contenedores.
Proceso interno
- Se programan los pagos correspondientes. Impuestos, fletes, seguro
y/o carga y descarga.
- Se recopila y verifica la documentación de Importaciones:
BL Factura, Packing List, Certificado de Origen, carta de
transferencia, factura de fletes y otros. (3 juegos: Contabilidad,
Agente Aduanero y Archivo)
Descripción de la actividad
- Chequeo fecha de ingreso para programar disponibilidad de pago
de Impuestos, fletes, almacenaje.
- Coordinación con Agente de Aduana y Agencia Naviera para
la programación de pagos y verificación de fechas
de arribo.
- Solicitud de Pagos. Mercadería para Bodega Fiscal con
Seguro hasta Almacenadora. Mercadería para Bodega Central
con seguro hasta puerto.
- Emisión de Cheques
- Autorización de Pagos (Cheques)
Paso 3
Etapa: Ingreso Mercadería Bodega Fiscal
Proceso externo
- Se establece contacto con Bodega Fiscal, para el almacenaje
de mercadería
- Se realizan los pagos de importación en cajas fiscales
de la SAT
Proceso interno
- Contrato con Almacenadora para el almacenaje de mercadería
- Coordinación con agente de Aduana para pago de impuestos
- Contratación de cuadrilla de cargadores para descarga
de mercadería.
Descripción de la actividad
- Corredor Aduanal Entrega Póliza de Pago
- Envío carta a Naviera indicando liberación de
mercadería para liberación en puerto.
- Verificación de Ingreso de mercadería en Bodega
Fiscal. En el caso de importaciones que entran directamente a
Bodega Central, pasa a actividad correspondiente al ingreso a
Bodega de la Empresa.
- Fiscalización de documentos de Importación, verifica
que estén completos
- Contratación de cuadrilla de cargadores en Bodega Fiscal
- Contratación de cuadrilla de Cargadores en Bodega Central
Paso 4
Etapa: Ingreso Mercadería Bodega Central De La Empresa
Proceso externo
- Coordinación con Almacenadora para retiros de mercadería
Proceso interno
- Se contrata cuadrilla de cargadores para descarga de mercadería
a Bodegas Centrales
Descripción de la actividad
1. Informe de Retiros Parciales a Jefe de Bodega con base a requerimiento
de Gerencia Comercial
2. Verificación registro de Ingreso de Mercadería
en Bodega Central.
Paso 5
Etapa: registro contable
Proceso interno
- Proceso final del registro contable
Descripción de la actividad
- Verifica cumplimiento de normas y registro de datos al sistema
- Emite reporte de transferencias, sobre pagos: flete, seguro
y otros y registro
- Efectúa prorrateo de factura para asignación de
costos directos e indirectos a la mercadería de importación
- Ingreso de datos al Sistema y Registro Contable
- Archivo de documentos
- Cheque voucher con documentación adjunta (BL Factura,
Packing List, Certificado de Origen, carta de transferencia, factura
de fletes y otros)
- Emisión de Reportes y presentación de Informes
a Gerencia General
Documentos del proceso:
- Pedido
- Solicitud de Transferencia Bancaria
- Solicitud de emisión de pago
- Bill of Landing, original y copias
- Factura Comercial, original y copias
- Lista de empaque, Original y copias
- Certificado de Origen, Original y copias
- Factura de Flete y otros
- Registro de costos directos e indirectos – Prorrateo de
Factura -
Caso practico No. 2
Importación de Productos Perecederos,
proceso dentro del Area de Logística de la Organización
- Gestión y solicitud de Recursos anual.
- Solicitud a Proveedor en USA.
- Coordinación de embarque, contacto con agente de compras
en USA, para que informe: qué barco, la Cía. Naviera,
Términos del contrato.
- Envío de formas y documentos al MAGA, SAT, Compañía
de Inspección, Agente de fumigación.
- Presencia en el Puerto para verificar recepción.
- Inspección de contenedores para verificar no daños,
si estos no existen, se abre el marchamo en presencia de representante
de la SAT, Agente de Fumigación y la Empresa. Comparación
de listado con originales. Inspección general (se verifica
la inexistencia de malos olores, se toma como muestra un saco).
Posterior a la fumigación, representante de la SAT, Agente
de Fumigación y la Empresa colocan nuevo marchamo para
su traslado a los patios de almacenaje.
- Se llevan a cabo los trámites para los granos. La Unidad
de Normas y Regulaciones del Ministerio de Agricultura emite el
permiso correspondiente.
- El permiso sirve de base para solicitar la franquicia. Si este
trámite lleva más de 21 días se está
sujeto a cargos por retrazo. La documentación adjunta a
la franquicia, es: a) conocimiento de embarque, b) Certificado
fitosanitario, certificado de origen, certificado de exportación
del Proveedor. Declaración de ingreso de origen vegetal
y que se está obligado a fumigar.
- Al arribo del Barco, a cargo de la Empresa está el muellaje,
despacho de contenedores, almacenaje de contenedores vacíos.
Previa negociación con naviera.
- Si se produce vencimiento de permiso de 30 días, de debe
iniciar solicitud con franquicia de nuevo.
- Traslado de producto por tren, duración del traslado
48 horas. Este servicio cuenta con seguro y transporte hasta la
bodega central de la empresa.
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