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Como Relacionarnos con los Medios de Comunicación

Por Abel Chica

Como pueden ayudarte las Relaciones Publicas (RRPP) en la promoción de un Sitio Web

Las Relaciones Publicas son una herramienta de promoción más efectiva y barata que la publicidad. Pero te estarás preguntando que objetivos puede ayudarte a conseguir, pues son muchos, entre otras cosas te ayudaran a:

  1. Crear una imagen favorable de tu empresa, producto o servicio.
  2. Hacer llegar nuestra empresa, productos o servicios a nuevas audiencias.
  3. Construir relaciones con nuevos consumidores.
  4. Solidificar las relaciones con nuestros clientes actuales.
  5. Reforzar nuestra imagen y nuestro mensaje para aumentar la demanda de nuestros productos o servicios.

El objetivo que queremos conseguir con las Relaciones Publicas dentro de nuestro Curso de Marketing Online, es conseguir que los periodistas escriban sobre nuestra empresa.

Lo que diferencia a las relaciones públicas de la publicidad propiamente dicha es que las RRPP nos ayudan a crear credibilidad sobre nuestra empresa, cosa que la publicidad por si sola no consigue. Cuando los periodistas escriben artículos favorables sobre una empresa, implícita o explícitamente avalan nuestros productos o servicios, nuestra empresa o nuestra causa. Pero atención, si escriben artículos desfavorables los resultados pueden ser catastróficos.

Las ventajas de las RRPP Online es que los Responsables de Comunicación de una empresa pueden influir directamente sobre sus públicos así como edificar sólidas relaciones con periodistas.

Estamos en la Era de información y cada vez estamos expuestos a una mayor cantidad de información, esto significa que los medios de comunicación ya no ofrecen una sola edición al día sino que durante todo el día van emitiendo noticias a través de los diversos canales de que disponen, y esto se ve patente sobretodo en los sitios webs de los medios, que son actualizados varias veces al día. Esto nos es de mucha utilidad, ya que los periodistas necesitan cada vez más noticias lo que nos ofrece más oportunidades para que nuestra nota sea publicada.

Por esta razón los profesionales de Comunicación toman ventaja de esta necesidad de noticias para situar a sus compañías en el centro de atención.

Antes de empezar a trabajar, debemos saber

COMO UTILIZAN INTERNET LOS MEDIA.

Un reciente estudio revelaba que el 98 por ciento de los periodistas tienen acceso a Internet y cerca del 60 por ciento de las publicaciones tienen una edición online. Y un dato muy importante es que los periodistas recurren a Internet para encontrar fuentes de información.

Los diferentes estudios realizados demuestran que Internet esta cambiando radicalmente los métodos de trabajo de los profesionales del periodismo. Un 80 por ciento de los periodistas consideran la RED como una valiosa fuente de información. Más del 60 por ciento admiten que consultan regularmente publicaciones online en busca de información y noticias.

Según estos mismos estudios, los periodistas utilizan Internet de muchas formas para su trabajo, entre otras cosas, la utilizan para:

Vista la importancia que tiene Internet para la prensa, las Campañas de Prensa Online deberían ser parte integral de nuestra estrategia de comunicación, ya que nuestras audiencias, entre ellos los periodistas esperan encontrar información en nuestros sitios web. Todas las notas de prensa, aunque sean también enviadas de manera tradicional, deberían estar situadas en nuestra área para la Prensa dentro de nuestra Web. Además las notas de prensa deben ser enviadas también por correo electrónico a los medios seleccionados, a nuestros clientes, empleados y accionistas si los tenemos.

Como diseñar un sitio Web de Utilidad para los periodistas

Tenemos una herramienta clave de comunicación que se llama: Website.

Los periodistas se están dando cuenta, cada vez mas, de que las empresas ofrecerán la información mas reciente que generen, además de fotografías, notas de prensa, información financiera, anuncios, etc..., en sus sitios Web corporativos. Por esta razón los periodistas confían en estas herramientas como una forma de obtener información rápidamente y de primera mano.

Por eso debemos aprovechar esta necesidad o demanda por parte de los medios de comunicación.

¿Como hacerlo?

Pues disecando un sitio Web que facilite dicha tarea a los periodistas, ofrecerles la información que precisen sobre nuestra empresa para facilitar su trabajo.

¿Que ganamos con esto?

Sobre todo, tres cosas muy importantes:

  1. Ofrecemos la información de primera mano, sin distorsionar después de pasar por varios filtros.
  2. Una mejora de nuestra imagen delante de los medios de comunicación, si ofrecemos información de manera transparente y sincera.
  3. Y Una relación directa con la prensa (lideres de opinión). ¿Cómo adaptamos nuestro sitio Web para adaptarlo a las necesidades de los media?

Es algo tan sencillo como crear una sección especialmente dedicada a la prensa. Esta puede llamarse de muchas formas: Sala de prensa, Pressroom, Notas de prensa, etc.

A la hora de diseñarla siguen siendo validas las técnicas de Usabilidad que hemos repasado en los capítulos anteriores del curso, y que podéis encontrar en: http://www.masterdisseny.com/master-net/archivosm.php3

¿Que debería contener una sección dedicada a los media?

Cada empresa debe estudiar que elementos debe ofrecer a la prensa según su condición y necesidades, pero hay una serie de elementos que pueden ser comunes a todas:

  1. SOBRE LA COMPAÑÍA e INFORMACION DE CONTACTO:
    • Historia y políticas de la empresa
    • Pequeña biografía de los ejecutivos e información de contacto dentro de la empresa.
    • Los datos de contacto de cada departamento: Nombre del departamento, persona de contacto, teléfono, fax, dirección y e-mail. Y además debemos invitar a los periodistas a contactar si están interesados en ampliar cualquier información.
  2. NOTAS DE PRENSA:
    1. Lo más correcto y fácil de utilizar, es ofrecer los titulares de cada nota, junto con la fecha de publicación. Este titular debe ser totalmente descriptivo del contenido de la nota. Además, cada titular debe contener un enlace hacia el texto completo del comunicado.
    2. Opcional: Se puede incluir material para ampliar los comunicados: Fotografías, gráficos, audio, video, etc.
  3. KITS DE PRENSA Estos incluirían materiales complementarios que pueden utilizar los medios, si pretenden hablar sobre nosotros:
    • Logotipos (empresa y productos o marcas) de diversos tamaños y calidades.
    • Fotografías de las instalaciones y del equipo directivo.
    • Descarga de videos promociónales o de la empresa.
    • Y cualquier tipo de material que pueda servir a los medios para representar a nuestra empresa.
  4. GAMA DE PRODUCTOS:
    • Anunciar nuevos productos, con sus características, usos y ventajas.
    • Testimonios y casos reales
    • Análisis de la competencia
    • Fotos
    • Manuales
    • Estudios del producto
    • Anuncios en multimedia (video y audio)
  5. ULTIMAS NOTICIAS DE LA COMPAÑÍA E INFORMACION FINANCIERA
    • Informes anuales
    • Noticias financieras
    • Contratos y despidos de directivos
    • Nuevas Promociones
    • Nuevas campañas o patrocinios (sociales, privadas...)
    • Donaciones o colaboraciones con causas sociales
    • Previsiones de la empresa
    • Si cotiza en bolsa, seria recomendable un enlace hacia su cotización en tiempo real.

COMO LOGRAMOS CREAR RELACIONES DIRECTAS CON PERIODISTAS

Es muy importante, para lograr ese tipo de relación que queremos lograr con los periodistas, preguntarles si quieren recibir información novedosa sobre la empresa, y sus productos o servicios, y sobretodo, que tipo de información desean recibir. Para ello deberíamos crear una lista de distribución únicamente para que puedan suscribirse los periodistas que visiten nuestra Web y quieran que los mantengamos puntualmente informados. Este punto facilitara, en gran medida, su tarea y no tendrán que visitar nuestro sitio infructuosamente. Pero si queremos mejorar nuestras acciones de Relaciones Publicas, podemos todavía mejorar mucho mas este servicio:

Permitiendo al periodista que se suscriba para recibir solo el tipo de información que busca de nuestra empresa (financiera, lanzamiento de productos, estudios e informes, incorporaciones y despidos, etc.).

De esta forma, logramos una Base de datos de periodistas OPT-IN interesados en recibir nuestros mensajes y notas de prensa, además de tenerlos bien segmentados por intereses.

Preguntando como prefieren recibir los comunicados, puede que no quieran recibirlos por e-mail y prefieran recibirlos por Fax. No cuesta nada preguntar, aunque por defecto sea a través del correo electrónico.

Un CONSEJO:

No abusemos de esta base de datos y los bombardeemos con mensajes inútiles. Seleccionemos bien el material que les enviemos, que sea verdaderamente relevante, así nos ganaremos su confianza y reforzaremos nuestra imagen. Piensa que una base de datos de este tipo, cuesta mucho trabajo de conseguir y muy poco para echarla a perder.

Como podemos medir la efectividad de nuestras acciones dirigidas a la prensa -

Hay diferentes métodos para valorar de una forma más o menos fiable, la efectividad de nuestras acciones directas de Relaciones Publicas y de las diferentes secciones de nuestra Web, especialmente creadas para la prensa.

Entre estos métodos, podemos destacar los siguientes:

  1. Crear paginas individualizadas para cada comunicado Situar cada comunicado o nota de prensa en una pagina diferente, nos permite controlar el acceso a cada uno y valorar cual es mas efectivo. Debemos experimentar que tipo de comunicados o noticias provocan mayor interés. Debemos valorar también, que formato o redacción influye también en su eficacia.
  2. Crear una lista de distribución exclusiva para la prensa, Como hemos comentado en los pasados capítulos, debemos permitir a los periodistas que escojan si quieren recibir notificaciones nuestras en sus buzones. Por esta razón, les daremos la posibilidad de suscribirse a una lista de distribución, creada exclusivamente para los medios de comunicación. Tenemos que explicarles que tipo de información les ofreceremos en los envíos, cuales son las ventajas que obtendrán al suscribirse, además de darles a conocer nuestra política de privacidad.

VENTAJAS

Esto nos permitirá tener una base de datos de periodistas o medios que están interesados en recibir el tipo de información que emitiremos.

Nos proporciona un canal directo de comunicación con la prensa. Este canal, nos ayudara a crear relaciones sólidas con dichos profesionales.

AVISO

Antes de proceder a aplicar este punto, analicemos si nuestra empresa u organización generara información lo suficientemente importante como para molestar a la prensa. Si no es así, olvidemos este tipo de acción.

CONSEJO

Para engrosar nuestra lista de medios a los que enviar nuestros mensajes podemos contactar con los departamentos o personas responsables en la recepción de Comunicados y solicitarles su permiso para remitirles nuestras noticias. Esto no es considerado SPAM. Estamos contactando con medios de comunicación, sabiendo que una de sus herramientas de trabajo son los comunicados de prensa, de los que extraen muchas de las noticias publicadas. El gran problema con el que se encuentran, es que reciben infinidad de comunicados sin ningún interés o simplemente inútiles.

Debemos comprender que no todas las noticias o informaciones que generamos son de interés para los medios y la mayoría de las veces no veremos ninguna referencia publicada sobre nuestro comunicado. Por esta razón debemos contactar con el tipo de medio que puede estar interesado en nuestro sector (publicaciones especializadas) ya que será más fácil que tengan interés en el tipo de información que generamos.

Pensemos y analicemos el interés de un comunicado antes de proceder a su envió. Intentemos segmentar a los medios y enviemos una información determinada solo a aquellos medios a los que pueda interesar.

Se sincero en tus mensajes y di siempre la verdad, de esta manera iras ganándote una credibilidad frente a la prensa que te resultara muy beneficiosa en el futuro.

Realizar un seguimiento cuantitativo y cualitativo de los medios

Cuando realicemos un seguimiento para determinar que medios han publicado alguna noticia nuestra, podemos aplicar 2 tipos de análisis:

Medir las solicitudes de información por parte de la prensa

En todos los comunicados o notas de prensa que hagamos llegar a la prensa, debemos añadir datos de contacto (nombre, e-mail, teléfono, fax, etc.) a los que puedan acudir, en el caso de querer ampliar la información recibida.

La cantidad de solicitudes recibidas, también denotaran el interés que ha despertado nuestro comunicado en la prensa.

Utilizar autorresponders con información especifica

Otra forma para realizar un control, es utilizando Autorresponders.

La forma de actuar seria la siguiente:

Enviamos nuestro comunicado a los medios seleccionados y les damos la oportunidad de ampliar la información u obtener material complementario si envían un mensaje a una dirección de correo electrónico determinada.

Por ejemplo:

"Si desea obtener el anuario de este año, envié un mensaje en blanco a anuario@tuempresa.com".

También podemos utilizar varios autorresponders a la vez, lo que nos permitiría saber que tipo de información es la que mas interesa a la prensa.

VENTAJAS:

Software de Rastreo

Hay algunas empresas de Relaciones Públicas en Internet que utilizan tipos de software especializados que se encargan de rastrear la red (sitios Web, newsgroups, listas de discusión, etc.) en busca de comentarios positivos, negativos o neutrales sobre la empresa. Este software se encarga de rastrear la Red como un buscador, para localizar el nombre de la empresa. Una vez localizada la URL, se puede comprobar que tipo de comentario se realiza sobre la empresa. Esto permite un control de opinión y popularidad que proporciona mucha información a las empresas de Relaciones Publicas para realizar su trabajo.

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