Cómo mantener la disciplina y evitar la desmoralización
Instituto Nacional de Formación Profesional
Preparado por Adib Kafati K.; Asesor Empresarial II
- Naturaleza y definición de la disciplina y la moral
- ¿Cómo identifica usted un medio ambiente en el que la disciplina es satisfactoria?
- Eliminación de las fuentes de problemas disciplinarios.
- El cumplimiento de las normas y el papel del supervisor con respecto al procedimiento disciplinario.
- Temas para discusión en grupo
1. NATURALEZA Y DEFINICION DE LA DISCIPLINA Y LA MORAL.
- La Disciplina Positiva: Supone el establecimiento de una situación en la que los trabajadores renunciaran de buena gana a su provecho inmediato, sus deseos personales, su comodidad o su conveniencia, en aras del grupo. Supone, por parte de la mayoría de los trabajadores, el empeño de alcanzar las metas que se fija la empresa y la voluntad de observar las normas de la misma. La disciplina entraña una autorregulación del individuo en función de los intereses, el bienestar y el éxito del grupo.
- La Moral: Es un fenómeno de grupo; en el contexto de este módulo, la palabra "moral" no tiene una connotación ética. Por "moral" se entiende el estado de ánimo y las relaciones que existen en el interior de un grupo.
2. ¿CÓMO IDENTIFICA USTED UN MEDIO AMBIENTE EN EL QUE LA DISCIPLINA ES SATISFACTORIA?
Ello depende de la situación, pero, en términos generales, hay que tener en cuenta los aspectos siguientes:
- El aspecto de los locales:
- Orden
- Limpieza
- Ausencia de peligros
- Un lugar para todo y todo en su lugar
- El aspecto del personal que trabaja en ellos:
- Lleva prendas de vestir idóneas y limpias, adecuadas para el trabajo.
- Mantiene la mayor limpieza posible en las circunstancias.
- Utiliza el equipo de seguridad cuando hace falta.
- La supervisión y la administración:
- El personal de estas dos categorías acata las normas.
- Da un buen ejemplo.
- Conoce el alcance y los límites de su autoridad.
- No critica a la empresa.
- El flujo de trabajo:
- Buena calidad.
- Cuantía satisfactoria.
- Gastos lo más reducidos posible.
- No hay despilfarro.
- El comportamiento de los empleados:
- Son puntuales.
- Acuden al trabajo con regularidad.
- No hacen "payasadas".
- Son autodisciplinados.
- No hacen "raterías".
- No prolongan sus pausas de descanso.
- Aplican las normas de la empresa.
- Respetan a los administradores y a los supervisores, y se respetan entre sí.
- Aplican las normas de seguridad y los accidentes son raros.
- Rara vez se pasa por alto al supervisor.
- Aplican los procedimientos, con inclusión del procedimiento de presentación de quejas.
3. ELIMINACION DE LAS FUENTES DE PROBLEMAS DISCIPLINARIOS.
- Las fuentes de los problemas disciplinarios:
- La falta de autoridad de los supervisores.
- El hecho de que el sistema de incentivos funciona en contradicción con las normas de producción, de calidad o de seguridad.
- El hecho de que la administración no de un buen ejemplo.
- La existencia de normas disparatadas.
- La existencia de normas que no han sido adecuadamente explicadas y justificadas.
- Debilidad de la administración.
- La falta de trabajo suficiente para ocupar la atención del personal.
- El hecho de no identificar y de no despedir, durante el periodo de prueba, a los nuevos trabajadores que no son aptos.
- Personas desalentadas, de poca instrucción y malos hábitos.
- Cómo robustecer la moral para obtener el rendimiento máximo: Existe una moral
satisfactoria en situaciones de trabajo en que:
- La administración se preocupa por los trabajadores y las normas que se establecen redundan en definitiva en provecho de ellos.
- Todos los miembros de la empresa comprenden claramente los objetivos de la misma.
- Cada persona sabe lo que se espera de ella para la consecución de esos objetivos.
- Se tiene al tanto a los trabajadores acerca de los progresos que realizan.
- Los trabajadores consideran que pueden influir sobre la administración y tienen voz en las decisiones que los afectan.
- La carga de trabajo y las normas de calidad exigidas son razonables.
- No hay favoritismo.
- Las normas son justas, sensatas, se aplican por igual a todos y se explican adecuadamente a todos.
- En la medida de lo posible, las personas sujetas a las normas han participado en su elaboración o pueden participar en su modificación.
- El contenido de la tarea tiene sentido y en todos los casos posee un elemento de satisfacción en el empleo y de producción elevada.
- La administración mantiene un equilibrio entre sus preocupaciones por a) los requisitos del puesto, b) las necesidades del grupo, y c) las necesidades del individuo.
- El supervisor conoce y comprende a cada uno de los miembros de su unidad.
- El supervisor pone en conocimiento de la administración superior las reclamaciones, los problemas, etc. de sus subordinados.
- Toda crítica que se formule tiene siempre un carácter constructivo.
- El supervisor defiende a su grupo de las críticas procedentes del exterior pero aconseja a sus subordinados que supriman la causa de las críticas.
- Se fomenta el espíritu de grupo. El "nosotros" es más importante que el "yo".
- El supervisor anticipa o impide que se planteen problemas que pueden originar quejas.
- Los supervisores se expresan favorablemente acerca de la empresa y son buenos agentes de "relaciones públicas".
- La empresa dispone de un buen programa de capacitación y perfeccionamiento para todo el personal.
- Se escoge a los supervisores tanto por sus capacidades de liderazgo como por sus capacidades técnicas.
a) Definición de Normas: Una definición de diccionario dice: "regla a que se deben ajustar las operaciones".
Las normas traducen la política de la empresa en fórmulas concretas de autorización y de prohibición relativas a las operaciones diarias. Por ejemplo, es posible que la política de la empresa exija que en todos los turnos se mantenga un número determinado de trabajadores y que la norma estipule que todo trabajador que no pueda acudir al trabajo deba comunicarlo por teléfono a su supervisor, a fin de que se le busque un substituto.
Una norma en una empresa es como una ley en un estado. Conviene que una y otra llenen los requisitos siguientes:
- Estar formuladas con claridad
- Ser explicadas a quienes habrán de acatarlas
- Ser justas
- Ser razonables
- Estar destinadas al provecho de todas
- Poder ser modificadas
También es necesario hacer saber a los interesados que clase de infracciones pueden dar lugar a un despido sumario.
Algunas normas son absolutamente inflexibles, como la de la prohibición del uso de cerillas en una refinería de petróleo o en una mina de carbón, y la sanción del despido es automática.
Sin embargo, una función importante de los supervisores es utilizar su facultad de juicio en relación con infracciones de carácter menos grave o menos absoluto.
Pongamos por caso la norma de una empresa que estipula que la persona debe telefonear si no acudirá a su trabajo, a falta de lo cual perderá la paga de ese día y del siguiente. Si el trabajador no llama por teléfono pero se presenta al día siguiente y explica las circunstancias que muestran claramente que le había sido imposible telefonear, es obligación del supervisor hacer uso de su influencia para absolver al trabajador y velar por que reciba su paga.
b) El Procedimiento para la Aplicación de Medidas Disciplinarias: Ahora bien, la finalidad fundamental del procedimiento para la aplicación de medidas disciplinarias es lograr una mejora en el comportamiento, y no obtener una retribución o imponer un castigo.
Existen muchos casos de reprimenda leve que jamás se convierten en un procedimiento disciplinario institucionalizado. Forman parte de la orientación y corrección diarias del comportamiento que nunca ocasionan mayores trastornos.
Algunas declaraciones como:
| "Vamos, pongamos mano a la obra, se acabo la pausa". "Juan, apaga el cigarrillo antes de entrar en la zona donde está prohibido fumar". "Samuel, llamaron de Aguilar S.A. para quejarse de que ensuciaste los escritorios con tus zapatos cuando reparaste la instalación de la lámpara. Harán una reclamación. Dije que examinaría el asunto". |
En estos casos, reflexione sobre la conveniencia de anotar los incidentes en su diario. Tal vez tenga que referirse a ellos más tarde.
La necesidad de recurrir al procedimiento para la aplicación de medidas disciplinarias significa que en el caso concreto de una persona han fracasado las medidas disciplinarias preventivas y que quizás haya que recurrir a sanciones para impedir que se repita la infracción. Entre las clases de incidentes a que hacemos referencia se cuentan los siguientes:
Robo, fraude, infracción de normas de seguridad o de otras normas, llegadas tarde reiteradas, absentismo, suspensión del trabajo antes de la hora, despilfarro de materiales, ocio, pérdida de tiempo.
Cuando una persona ha infringido una norma, cometido un acto peligroso, acumulado precedentes de absentismo o de retrasos, producido sistemáticamente un trabajo de mala calidad, dejado de cumplir la parte de trabajo que le corresponde o dejado de cumplir el plazo fijado, se plantea un problema que quizás exija la aplicación de medidas disciplinarias. Dicho de otro modo se plantea una desviación respecto de una norma aceptable.
Si esta usted habilitado para adoptar medidas disciplinarias, debe cerciorarse de que está ciñéndose al procedimiento escrito de la empresa para la aplicación de medidas disciplinarias, por lo cual debe comprobar que conoce las disposiciones establecidas. Normalmente hay que hacer lo siguiente:
- Determinar si el asunto es muy grave o solamente grave. (Si no es grave, difícilmente
exigirá la aplicación de una medida disciplinaria).
- Averigüe siempre primero con el trabajador interesado por qué cometió la infracción.
- Si el motivo es válido, acéptelo y decida con el trabajador la manera de evitar que se
repitan esas circunstancias.
- Si el motivo invocado no es aceptable, hágale una advertencia verbal y anótelo en su
diario por si acaso el trabajador vuelve a ser objeto de una advertencia análoga y hay
que recordarle la primera. Indíquele que se trata de una advertencia formal.
- Si la infracción es grave (por ejemplo, si, por obrar con negligencia ha causado daños
considerables a la propiedad) o si no ha hecho caso de las advertencias verbales
anteriores, como las indicadas en el numeral 4, debe usted hacerle una advertencia por
escrito en la que se le explique la gravedad de la infracción y las consecuencias
probables que acarreará si vuelve a cometerla.
- La reiteración de la infracción da lugar a una advertencia final escrita, en la que
debe constar que si vuelve a cometer una falta de esa índole será despedido o será
objeto de alguna otra sanción.
- Si después de todo esto se repite la infracción, habrá que aplicar la medida definitiva, la cual, en los casos más graves, será el despido.
Importa sopesar cuidadosamente toda medida disciplinaria que se proponga, a fin de asegurarse de que sea razonable en toda circunstancia, habida cuenta de la antigüedad del trabajador, sus antecedentes y otras circunstancias pertinentes.
c) Características fundamentales de los procedimientos para la aplicación de medidas disciplinarias.
El procedimiento disciplinario de una empresa debe llenar los siguientes requisitos:
- Constar por escrito.
- Indicar a quien se aplica.
- Contener disposiciones que permitan resolver los asuntos rápidamente.
- Indicar las medidas disciplinarias que pueden aplicarse.
- Señalar que escalones de la administración están autorizados a aplicar las distintas clases de medidas disciplinarias, procediendo de manera que normalmente los superiores jerárquicos inmediatos no estén facultados para hacer despidos sin referirse al escalón administrativo superior.
- Disponer que se informe a las personas de las reclamaciones que se le hacen y que se les dé la oportunidad de explicar su versión de los hechos antes de que se tomen las decisiones.
- Conceder a las personas el derecho de comparecer acompañadas de un representante sindical o de un colega que ellos escojan.
- Asegurar que, salvo en el caso de faltas graves, ningún trabajador pueda ser despedido por una primera falta a la disciplina.
- Asegurar que no se aplique ninguna medida disciplinaria sin antes haberse investigado cuidadosamente el caso.
d) Que hacer cuando surge un problema grave de disciplina: Lo primero que hay que hacer cuando ocurre una infracción de la disciplina es comprobar los hechos antes de que comiencen a desvanecerse los recuerdos de los testigos, e interrogar a estos cuando sea factible.
En casos de riña, de que un trabajador se altere y se vuelva violento o que este algo borracho, hay que ordenarle que se retire inmediatamente y que regrese al día siguiente al trabajo. Esta disposición se denomina suspensión temporal. Esta destinada a dar tiempo para que se calmen los ánimos y se pueda abordar el problema de manera racional. Por regla general, este tipo de suspensiones no acarrea la reducción de la remuneración, pero es necesario verificar cual es la política de la empresa al respecto.
Es preciso que el trabajador pueda explicar los hechos y se le debe informar los derechos que le confiere el procedimiento de la empresa. Por ejemplo, en una empresa donde exista un sindicato, el empleado tiene derecho a exigir la presencia de su representante sindical.
El grupo de participantes organizados con un moderador, un secretario y un relator de la solución, dispondrán de 35 minutos para discutir y llegar a un acuerdo sobre los resultados de la discusión de los siguientes temas:
- Discuta las afirmaciones siguientes:
- Las normas están hechas para ser desobedecidas.
- Actualmente es casi imposible despedir a los trabajadores ineficaces.
- No se puede despedir a nadie por robo si un tribunal no lo ha reconocido culpable.
- Un trabajador que está jugueteando lanza a otro trabajador, en la sala de máquinas, un pedazo de trapo para limpiar. ¿Que disposición debe usted adoptar?
- En determinadas circunstancias, usted puede autorizar a los trabajadores a tomarse horas libres remuneradas.
- Julia Velázquez ha preguntado si se le autoriza a llevar a su hijo al dentista mañana por la mañana. Los demás supervisores suelen hacer que sus subordinados se ocupen de estos asuntos fuera de las horas de trabajo. ¿Cómo atendería usted esa solicitud, y que factores tendría usted en cuenta al tomar una decisión al respecto?
- Cuando los participantes del grupo de trabajo pertenecen a varias empresas, el grupo deberá seleccionar una empresa y a continuación discutirán e indicaran cual es el procedimiento que se emplea en esa empresa para la aplicación de medidas disciplinarias, una vez hecha la primera advertencia formal de viva voz.
| Instituto Nacional de Formación Profesional (INFOP). División
de Acciones Formativas. Departamento de Desarrollo Empresarial. Fecha Rev: nov./2001 Código: DDE-DS-06 |